Alles Wichtige auf einen Blick
Kurzanleitung
Mit Zamadama Archiv stellt Ihnen Zamadama eine revisionssichere und rechtskonforme automatische Archivierung Ihrer Mails zur Verfügung. Sie können dabei entscheiden, für welches Ihrer Postfächer Sie eine Archivierung benötigen und sie dafür additiv über unseren Webshop dazubuchen.
Warum benötigen Sie eine revisionssichere und rechtskonforme Archivierung?
In Deutschland gilt für alle geschäftlichen Mails und ihre Dateianhänge eine Pflicht zur revisionssicheren und rechtskonformen Archivierung.
Dabei reicht eine Sicherung in einem Mail-Postfach, in einem Online-Speicher, auf einer externen Festplatte, eine Mail-Weiterleitung oder auch ein Ausdruck auf Papier nicht aus, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen (rechtskonform).
Dazu zählen v.a.
- Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) und
- die Datenschutz Grundverordnung (DSGVO).
Welche Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden müssen (z.B. Angebote, Rechnungen, Verträge) und wie lange (z.B. 6 oder 10 Jahre) sie aufbewahrt werden müssen, ergibt sich aus weiteren Rechtsvorschriften, wie z.B. dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder den Steuergesetzen (AO). Diese Vorschriften gelten für große Unternehmen genauso wie für kleine Unternehmen und Freiberufler.
Ein Archivsystem gilt dann als revisionssicher, wenn Informationen darin wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind.
Dafür setzt man ein Archivierungssystem ein, das eine generelle Unveränderbarkeit der Daten sicherstellt. Außerdem muss das System detailliert protokollieren, wann und inwieweit berechtigte Personen in entsprechenden Ausnahmesituationen Dokumente ändern oder aus Datenschutzgründen löschen.
Was wird bei Zamadama Archiv archiviert?
Mit der bei Zamadama implementierten Lösung können alle Mails zu einem bestimmten Zamadama Account automatisch archiviert werden, d.h.
- alle Mails, die ein Benutzer erhält,
- alle Mails, die ein Benutzer verschickt und
- alle internen Mails (also alle Mails, die innerhalb des Zamadama-Systems verschickt werden).
Wie erfolgt der Zugriff auf Zamadama Archiv?
Auf das Archiv muss von verschiedenen Personen zugegriffen werden können:
- Der Benutzer, der im eigenen Mailarchiv sucht (z.B. zum Wiederherstellen einer im Postfach gelöschten Nachricht).
- Der Berechtige, der z.B.
- in den Archiven von ehemaligen Mitarbeitern relevante Mails sucht,
- Daten für eine steuerrechtliche Prüfung erhält (Prüfer). Dies kann ein eigener Prüfzugang sein oder die Möglichkeit, Daten zur Prüfung herunterzuladen und dem Prüfer in geeigneter Form zur Verfügung zu stellen.
- Aus gegebenem Anlass können auch Teile des Archivs importiert oder exportiert werden. Beispielsweise könnten Sie Ihr bestehendes Archiv bei einem Umzug auf die Zamadama-Plattform mitbringen.
Der Zugriff eines Benutzers auf sein eigenes Archiv erfolgt derzeit über IMAP (siehe dazu. Aufruf Mail-Archiv über IMAP). Wir empfehlen, den IMAP-Zugang zum Archiv in einem anderen Mail-Client (z.B. Outlook, Thunderbird, etc.) einzubinden, damit nicht der gebuchte Zamadama-Speicher dafür verwendet wird.
Bestellung von Zamadama Archiv im Webshop
Sie können jederzeit Ihr bestehendes Zamadama-Paket mit einer Mail-Archivierung für einzelne Postfächer im Zamadama-Webshop erweitern.
- Melden Sie sich im Zamadama-Webshop mit Ihren Webshop-Login-Daten an.
- Nach der Anmeldung erhalten Sie eine Übersicht über Ihre bereits gebuchten Leistungen in Ihrem Paket. Um nun die Archivierung für ein oder mehrere Ihrer Postfächer hinzuzufügen, klicken Sie auf Erweitern Sie Ihr Paket.
- Fügen Sie die benötigte Anzahl an Email-Archivfächern mit dem +-Symbol hinzu. Sie sehen dann den neuen Gesamtpreis. Klicken Sie auf Weiter für den nächsten Bestellschritt.
- Überprüfen Sie Ihre Kundendaten und klicken Sie anschließend auf Weiter.
- Überprüfen Sie Ihre hinterlegte Zahlungsmethode. Wenn nötig, aktualisieren Sie Ihr SEPA-Mandat oder wenn Sie nichts ändern möchten, klicken Sie auf Weiter.
- Anschließend sehen Sie eine Zusammenfassung der Rechnungsadresse und der gebuchten Leistungen mit dem neuen Gesamtpreis. Wenn Sie noch die AGBs akzeptieren, können Sie mit Kostenpflichtig bestellen Ihre Email-Archivfächer beauftragen.
- In der Verwaltung Ihrer Zamadama-Postfächer können Sie nun die gebuchten Email-Archive bei den vorhandenen Postfächern aktivieren, indem Sie bei Archive auf das Schloss-Symbol klicken.
- Da die Archivierung nicht rückgängig gemacht werden kann, können Sie Ihre Entscheidung zur Sicherheit nochmals überprüfen. Wenn Sie mit Ja bestätigen, wird für das ausgewählte Postfach ein Email-Archiv hinzugefügt.
- Das Postfach verfügt nun über ein Archiv.
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